Inti dari Diseminasi Informasi dalam Layanan Audit di Sierra Leone

pengantar

Informasi di jantung segala yang kita lakukan sebagai manusia. Kami menghasilkannya, kami mengkonsumsinya, kami membagikannya dan kami menjualnya. Mengelola informasi dengan hati-hati adalah kunci keberhasilan dalam bisnis. Pengantar penyebaran informasi dalam bisnis memberikan gambaran yang kuat tentang peran penyebaran informasi. Ini memberikan pedoman untuk mengumpulkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat untuk mendukung perusahaan. 'tujuan strategis dan "minyak" operasi bisnis sehari-hari.

Definisi

Dilman 1978, mendefinisikan penyebaran informasi adalah distribusi informasi atau intervensi yang aktif dan ditargetkan melalui saluran yang ditentukan menggunakan strategi yang direncanakan untuk publik atau khalayak tertentu.

Diseminasi adalah proses yang direncanakan secara formal dengan maksud menyebarkan pengetahuan dan meningkatkan integrasi bukti, informasi, intervensi atau kombinasi dari hal-hal ini ke dalam praktik rutin. Penyebaran informasi telah dicirikan sebagai anteseden yang diperlukan dan cukup dari adopsi dan implementasi kebijakan organisasi (Dilman, 1978).

Pentingnya Diseminasi Informasi dalam Penyampaian Layanan

Sebelum menilai berbagai pendekatan yang digunakan untuk menyebarkan informasi, ada baiknya meninjau kembali alasan untuk menyebarkan informasi. Biasanya ada alasan bagus mengapa organisasi memutuskan untuk menyebarkan informasi. Alasan-alasan ini tidak selalu independen satu sama lain tetapi tetap dapat dikategorikan ke penekanan motivasi organisasi ketika memulai diseminasi. Alasannya biasanya untuk meningkatkan nilai satu atau lebih dari atribut berikut dari pemegang saham perusahaan. Berikut ini antara lain adalah alasan penyebaran informasi dalam organisasi:

Untuk Menciptakan Kesadaran: Informasi sering disebarluaskan untuk mendidik, menjelaskan atau mempromosikan konsep, proses atau prinsip. Misalnya, spesifikasi teknis yang menjelaskan kemampuan sistem, instruksi tentang alternatif untuk menghindari rute transportasi yang padat dan pedoman untuk penyelesaian pekerjaan untuk memastikan penampilan yang konsisten dari hasil proyek adalah semua cara di mana informasi disebarluaskan untuk secara umum mendorong penerima untuk mematuhi prosedur dengan keyakinan peningkatan organisasi atau perusahaan.

Untuk Meningkatkan Respons Pelanggan: Terkadang informasi disebarkan semata-mata dengan harapan akan menyebabkan beberapa umpan balik yang mungkin memerlukan informasi lebih lanjut untuk dihasilkan atau digunakan untuk memvalidasi sesuatu. Contohnya termasuk iklan, kuesioner, survei pasar yang sering diajukan daftar pertanyaan dan testimonial.

Untuk memungkinkan Kolaborasi: Informasi sering disebarluaskan agar sekelompok individu berbagi pengetahuan dan rute komunikasi. Contohnya termasuk sistem alur kerja untuk mendukung aliran informasi antara entitas sistem untuk mencapai tujuan bersama, milis di mana individu yang berpikiran sama dapat mendengarkan dan mendiskusikan masalah umum, perpustakaan di mana orang dapat mengakses informasi, dan sistem kontrol di mana probe dapat mendeteksi dan mengirimkan peringatan tentang peristiwa tertentu (Fink, 1983).

Latar Belakang Layanan Audit Sierra Leone (ASSL)

Layanan Audit Sierra Leone adalah lembaga audit tertinggi di Sierra Leone bagian 119 dari konstitusi 1991 Sierra Leone menyediakan untuk pembentukan kantor dan fungsi Auditor Jenderal. Ini dimulai dengan pembentukan Undang-undang Audit tahun 1962. Kemudian disebut Departemen Auditor Umum kemudian kantor dipindahkan dari Departemen Audit Umum ke Layanan Audit Sierra Leone karena Undang-Undang Layanan Audit 1998 yang dilaksanakan pada tahun 2004. Undang-Undang juga menciptakan Dewan Layanan Audit (ASB) Dewan Penasehat yang memiliki kekuasaan untuk menunjuk orang, selain Auditor Jenderal untuk memegang atau bertindak di kantor sebagai anggota layanan Audit dan untuk melakukan kontrol disiplin atas orang-orang tersebut.

Layanan Audit Sierra Leone dipimpin oleh Auditor General yang dibantu oleh empat deputi. Kantor pusatnya berada di Lotto Building di Freetown dengan kantor lain di Freetown, Bo, Makeni dan Kenema. Juga, Mandat Jenderal Mandat ditentukan dalam bagian 119 sub bagian "2" dari konstitusi 1991. Ini menyediakan Auditor Jenderal untuk mengaudit semua kementerian pemerintah, departemen, lembaga, lembaga pendidikan dan badan hukum lainnya yang mengatur sebagian atau seluruhnya dari dana publik. Mandat ini sekarang mencakup 39 kementerian dan 19 departemen yang disejajarkan dengan seratus dan empat puluh sembilan otoritas utama, 64 badan hukum dan proyek yang didanai donor.

Metode Diseminasi Informasi di Layanan Audit Sierra Leone

Organisasi ini menggunakan manual dan elektronik untuk penyebaran Informasi:

Sarana Penyebaran Pengiriman Informasi Manual.

Sarana penyebaran informasi manual dalam Layanan Audit Sierra Leone adalah sebagai berikut:

• Mencetak salinan laporan Auditor Umum dan dokumen lainnya.

• Diseminasi salinan laporan Auditor Umum dan laporan lainnya kepada berbagai orang.

• Menyebarluaskan newsletter Layanan Audit secara internal dan eksternal kepada berbagai pemegang saham.

• Mengorganisir pertemuan dengan kelompok masyarakat sipil.

• Program peningkatan kesadaran di berbagai sekolah, kelompok dan universitas.

Sarana Elektronik Penyebaran Pengiriman Informasi.

Sarana penyebarluasan informasi elektronik dalam Layanan Audit Sierra Leone adalah sebagai berikut:

• Menerbitkan laporan Auditor Umum (AG) di situs web Layanan Audit.

• Penyiaran Layanan Audit menyulap berbagai layanan radio.

• Menyebarluaskan informasi melalui media sosial misalnya. Facebook, Whatsapp, dan Tango, dll.

• Mengorganisir diskusi atau program radio di berbagai stasiun radio. Selama program radio, pendengar diberi kesempatan untuk menanggapi masalah yang dibahas dengan membuat panggilan telepon dan mengirim pesan teks ke nomor yang diumumkan kepada mereka. Para panelis menanggapi dengan cukup baik pertanyaan dan komentar selama program radio.

• Radio jingle-Sebagai bagian dari program peningkatan kesadaran, divisi komunikasi menghasilkan jingle radio dalam bahasa Inggris dan kemudian diterjemahkan dalam empat bahasa lokal (Mende, Temne, Krio dan Limba). Jingle ini ditayangkan di berbagai stasiun radio di negara ini.

Pengguna Informasi di Layanan Audit Sierra Leone

Pengguna informasi adalah orang atau organisasi yang menggunakan informasi yang dibuat oleh lembaga atau organisasi lain. Dalam menggunakan informasi, pengguna paling sering diidentifikasi sebelumnya. Mereka menggunakan informasi setiap hari karena pekerjaan tertentu, tugas atau tugas pekerjaan. Berikut ini adalah layanan Informasi Layanan Audit Sierra Leone:

Staf Administrasi

Karyawan dari suatu organisasi dan staf departemen HRM untuk lebih spesifik dapat mengakses catatan tentang operasional dan pemeliharaan organisasi mereka untuk membuat keputusan yang benar dan memecahkan masalah administrasi. Direksi dalam HRM juga akan memperoleh informasi dari departemen rekaman untuk mengambil keputusan terkait promosi, rekrutmen, transfer, dan pembayaran tunjangan pensiun.

Peneliti / Pengguna eksternal

Layanan audit berorientasi pada penelitian sebagai fakta, peneliti menggunakan informasi mereka untuk mendapatkan pengetahuan tentang departemen atau layanan sipil yang meneliti tentang kegiatan dan inisiatif pemerintah. Hasil dari kegiatan penelitian ini biasanya untuk tujuan akademis yang akan membantu peneliti untuk mendapatkan pengetahuan yang mendalam tentang cara staf atau pegawai negeri, direkrut, dipromosikan, dan dihentikan.

Jurnalis

Pengguna penting lainnya dari informasi yang dihasilkan di kantor layanan Audit adalah wartawan yang mungkin ingin menyelidiki klaim yang berkaitan dengan perekrutan yang buruk dan pengangkatan personel di berbagai departemen.

Jenis-Jenis Informasi Yang Diperoleh di Layanan Audit Sierra Leone

Informasi Audit Operasi

Evaluasi kegiatan organisasi yang berorientasi pada masa depan, sistematis, dan independen. Data keuangan dapat digunakan, tetapi sumber utama bukti adalah kebijakan operasional dan pencapaian yang terkait dengan tujuan organisasi. Kontrol internal dan efisiensi dapat dievaluasi selama jenis tinjauan informasi ini.

Audit Informasi Keuangan

Evaluasi independen yang berorientasi historis dilakukan untuk tujuan membuktikan kewajaran, akurasi, dan keandalan data keuangan. Auditor eksternal membutuhkan jenis informasi ini.

Ulasan Informasi Departemen

Analisis periode saat ini terhadap fungsi administrasi untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian, pengamanan aset, penggunaan sumber daya yang efisien, kepatuhan terhadap undang-undang terkait, peraturan dan kebijakan universal dan integritas informasi keuangan.

Audit Informasi Investigasi

Jenis informasi ini terjadi sebagai hasil dari laporan aktivitas yang tidak biasa atau mencurigakan dari pihak individu atau departemen. Biasanya difokuskan pada aspek-aspek spesifik dari pekerjaan departemen atau individu. Semua anggota komunitas diundang untuk melaporkan kecurigaan atas aktivitas yang tidak patut kepada Direktur Layanan Audit Internal secara rahasia.

Menindaklanjuti Audit Informasi

Ini adalah informasi yang dilakukan sekitar enam bulan setelah laporan audit internal atau eksternal telah dikeluarkan. Mereka dirancang untuk mengevaluasi tindakan korektif yang telah diambil pada isu-isu audit yang dilaporkan dalam laporan asli ketika informasi audit lanjutan ini dilakukan laporan auditor eksternal, hasil dari tindak lanjut dapat dilaporkan kepada auditor eksternal tersebut.

Audit Informasi Terpadu

Ini adalah kombinasi dari audit operasional, peninjauan departemen, dan tinjauan kontrol aplikasi auditnya. Jenis peninjauan ini memungkinkan untuk operasi fungsional dalam lembaga (Silver, 2010).

Tantangan yang dihadapi dalam Diseminasi Informasi di Layanan Audit Sierra Leone

Beberapa masalah yang ditemukan layanan Audit dengan informasi audit disorot sebagai berikut:

Masalah Keuangan

Satu masalah yang memengaruhi penyampaian informasi lembaga adalah keuangan, dan bagi organisasi mana pun untuk bertahan atau mempertahankan pengembangan menyeluruh, ini seharusnya sejumlah pembiayaan. Organisasi menghadapi tantangan serius keuangan dalam penyampaian layanan informasinya.

Perencanaan Layanan Informasi yang Buruk

Layanan informasi tidak efektif dalam layanan audit karena orang yang bertanggung jawab untuk itu tidak terlatih secara profesional. Hanya sedikit dari mereka yang memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan di departemen audit karena fakta bahwa informasi tersebut tidak diterima pada waktu yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Panitia tidak bertemu secara teratur untuk membahas masalah itu.

Kurangnya Staf yang Memadai

Tantangan situasi staf yang tidak memadai dan tidak terlatih menimbulkan masalah serius bagi kelancaran organisasi. Masalah kepegawaian yang tidak tepat dapat menghambat kelancaran penanganan dan pengiriman informasi.

Kesimpulannya, penyampaian informasi informasi audit memainkan peran penting penting dalam manajemen staf yang efektif, dalam organisasi apa pun. Informasi adalah jantung dari setiap organisasi atau institusi yang melakukan kegiatan yang berkaitan dengan belajar, mengajar, penelitian dan generasi pengetahuan baru. Tujuan pengiriman informasi di layanan audit adalah untuk menarik dan mempertahankan tenaga kerja yang akan memungkinkan lembaga atau organisasi untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Namun, pekerjaan ini telah mempertimbangkan beberapa perangkap yang lebih umum yang menghambat efektif dalam penyebaran informasi yang auditor harus hindari selama sumber pekerjaan mereka.

Leave a Reply

Required fields are marked*