Mengatasi Tantangan Sistem Informasi Legacy

Ada ungkapan komputer-dunia untuk itu: Sampah masuk, sampah habis. Kita semua tahu apa artinya itu; kualitas informasi yang dapat kita peroleh dari perangkat lunak tergantung pada informasi yang diberikan di tempat pertama. Tapi itu sedikit lebih dari itu. Ini tentang cara data dapat ditafsirkan setelah diunggah yang dapat menghasilkan nugget emas finansial …

Seorang rekan baru-baru ini mengambil alih kendali keuangan dari sebuah organisasi dari seseorang yang telah menjalankannya selama bertahun-tahun.

Rekaman elektronik dalam sistem informasi manajemen, meskipun tampaknya akurat, terkandung dalam serangkaian spreadsheet yang rumit, membuat segala jenis analisis keuangan memakan waktu dan padat karya.

Dan itulah masalah dengan sistem 'warisan' apa pun. Ketika dibuat, mereka bekerja; tetapi selama bertahun-tahun lebih mudah untuk membuat sedikit modifikasi dengan dasar 'sedikit usaha', daripada mulai lagi menggunakan sistem terbaru yang tersedia. Hasilnya adalah bahwa peluang dapat diabaikan, dan dalam skenario yang lebih buruk dapat menutupi kegagalan keuangan dengan konsekuensi jangka panjang yang jauh jangkauannya.

Kami memeriksa di bawah tiga masalah utama dengan sistem informasi manajemen warisan, dan bagaimana mereka dapat diatasi.

  1. Apa daripada mengapa. Daftar angka adalah, juga, daftar angka. Dalam sistem informasi manajemen yang ketinggalan jaman, ini akan menunjukkan bahwa pengeluaran berlebihan telah terjadi, tetapi tidak akan memberi tahu Anda mengapa. Ambil manajemen biaya. Dengan sistem lama, angka mentah akan memberi tahu Anda bahwa klaim biaya terlalu tinggi. Menggunakan perangkat lunak pengelolaan pengeluaran berbasis cloud, Anda akan dapat menginterogasi data dan mencari tahu mengapa klaim tersebut telah meledak anggarannya. Pola pengeluaran dapat menyoroti kesalahan dalam kebijakan perusahaan tentang cara tugas-tugas tertentu harus dilakukan. Revisi kebijakan akan menghilangkan inefisiensi dan membuat perusahaan lebih menguntungkan. Tanpa interogasi data yang efektif, Anda tidak akan pernah mengidentifikasi akar penyebab masalah.
  2. Pengumpulan data. Apakah semua departemen atau anak perusahaan Anda bernyanyi dari lembaran pujian yang sama? Jika ada perbedaan dalam metode pelaporan yang digunakan, yang ditolerir hanya karena itu adalah solusi yang paling bijaksana pada saat itu, maka waktu dan upaya manajemen terbuang percuma dalam membawa mereka ke jalur untuk memfasilitasi bahkan analisis yang paling mendasar. Selain itu, ada kemungkinan sistem warisan didasarkan pada spreadsheet, dan itu membangun peluang untuk menambahkan kesalahan pada pengumpulan data, yang akan membuat seluruh operasi menjadi sia-sia. Ambil contoh biaya lagi; dengan asumsi bahwa entri dibuat dengan tekun (dan kegagalan untuk mengambil uang dari kantong karyawan, itulah sebabnya mengapa mereka berkepentingan untuk mendapatkannya dengan benar), data yang masih harus dikumpulkan dapat dimanipulasi dengan jauh lebih mudah daripada dengan spreadsheet 'kuno'. Ini juga dapat diekspor ke mana pun Anda membutuhkannya, baik secara internal maupun eksternal, dan dapat diinterogasi dengan beberapa cara.
  3. Mengubah adalah biaya yang tidak kami miliki anggarannya. Maka sudah waktunya Anda menulis di baris tambahan. Biaya menggunakan sistem baru secara efektif tidak boleh dilihat secara terpisah, karena bukan itu cara kerjanya. Setiap sistem baru harus mendapatkan jagungnya, dan ada kemungkinan sistem manajemen pengeluaran Anda akan membayar sendiri setiap bulan. Penghematan itu akan datang dalam dua cara. Pertama, ada penghematan sederhana yang dicapai oleh klaim yang lebih efektif dan tidak terduplikasi; kedua ada waktu manajemen yang disimpan dalam memproses klaim dan menyusun angka. Tambahkan ke itu, Anda akan dapat menghitung tabungan yang ingin Anda capai untuk membuat investasi dalam perangkat lunak bisnis biaya yang berharga.

Leave a Reply

Required fields are marked*