Sistem Informasi Sumber Daya Manusia – HRIS

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Tujuan dari makalah ini adalah untuk mengidentifikasi perusahaan lain yang telah menghadapi masalah sumber daya manusia yang sama dalam hal teknologi informasi. Melalui benchmarking perusahaan yang berbeda kita dapat belajar bagaimana perusahaan lain menangani masalah sumber daya manusia tertentu yang terkait dengan teknologi informasi, sistem informasi, teknologi baru, dan keamanan data. Analisis keseluruhan telah diselesaikan dengan menggunakan penelitian di IBM Eropa, Ameriprise Financial, Terasen Pipelines, Shaw & # 146; s Supermarket, CS Stars LLC, IBM, WORKSource Inc., dan Toshiba America Medical Systems, Inc. Makalah ini juga mencakup delapan sinopsis dari perusahaan yang menghadapi masalah serupa dengan yang ada dalam bacaan.

Teknologi baru

Dengan dunia yang terus berubah dan teknologi baru yang konstan yang tersedia, manajer perlu menyadari teknologi yang akan meningkatkan efektivitas di perusahaan mereka. Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) telah semakin berubah sejak pertama kali diperkenalkan di General Electric pada 1950-an. HRIS telah beralih dari proses dasar untuk mengubah sistem penyimpanan informasi manual menjadi sistem komputerisasi, ke sistem HRIS yang digunakan saat ini. Sumber daya manusia profesional mulai melihat kemungkinan aplikasi baru untuk komputer. Idenya adalah untuk mengintegrasikan banyak fungsi sumber daya manusia yang berbeda. Hasilnya adalah generasi ketiga dari HRIS terkomputerisasi, sebuah HRIS kaya fitur, berbasis luas, dan lengkap. Generasi ketiga mengambil sistem jauh melampaui sekadar repositori data dan menciptakan alat-alat yang dapat digunakan oleh para profesional sumber daya manusia (Byars, 2004).

Banyak perusahaan telah melihat kebutuhan untuk mengubah cara operasi Sumber Daya Manusia dilakukan untuk mengikuti teknologi baru dan meningkatkan jumlah karyawan. Terasen Pipelines memindahkan kantor pusatnya dari Vancouver ke Calgary agar lebih dekat dengan minyak dan menyadari pertumbuhan besar pada karyawan. Dalam pencatatan sebelumnya dilakukan di atas kertas dan dengan spreadsheet. Mangers di Terasen menyadari bahwa ada kebutuhan untuk berubah ke sistem yang lebih terkomputerisasi dan melihat ke vendor HRIS yang berbeda. Dengan berpindah ke sistem HRIS, Terasen dapat menyimpan catatan yang lebih akurat serta mempersiapkan lebih baik untuk pertumbuhan di masa depan. Perusahaan lain yang melihat manfaat dari mengikuti teknologi baru adalah WORKSource Inc. Untuk memenuhi tantangan menangani 100 karyawan baru, WORKSource Inc. mengakuisisi program teknologi berbasis web dari GHG Corp. seperti stub pembayaran elektronik, perangkat absen elektronik, waktu- off sistem, dan sistem informasi sumber daya manusia (& # 147; Tips, & # 148; 2006). Dengan mengadaptasi program-program baru ini, WORKSource mampu mengurangi pemborosan dan biaya.

Internet adalah cara yang semakin populer untuk merekrut pelamar, teknologi penelitian, dan melakukan fungsi penting lainnya dalam bisnis. Memberikan layanan sumber daya manusia online (EHR) mendukung pengumpulan, penyimpanan, distribusi, dan pertukaran data yang lebih efisien (Friesen, 2003). Intranet adalah jenis jaringan yang digunakan oleh perusahaan untuk berbagi informasi kepada orang-orang di dalam organisasi. Sebuah intranet menghubungkan orang-orang dengan orang-orang dan orang-orang dengan informasi dan pengetahuan di dalam organisasi; itu berfungsi sebagai pusat informasi & # 147; & # 148; untuk seluruh organisasi. Sebagian besar organisasi menyiapkan intranet terutama untuk karyawan, tetapi mereka dapat memperluas ke mitra bisnis dan bahkan pelanggan dengan izin keamanan yang sesuai (Byars & Rue, 2004).

Aplikasi HRIS

Efisiensi HRIS, sistem mampu menghasilkan hasil yang lebih efektif dan lebih cepat daripada yang bisa dilakukan di atas kertas. Beberapa dari banyak aplikasi HRIS adalah: Aplikasi klerikal, belanja pencarian pelamar, manajemen risiko, manajemen pelatihan, pengalaman pelatihan, perencanaan keuangan, analisis pergantian, perencanaan suksesi, administrasi manfaat fleksibel, kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, pelaporan dan analisis kehadiran, manusia perencanaan sumber daya, pelaporan kecelakaan dan pencegahan dan perencanaan strategis. Dengan banyak aplikasi yang berbeda dari HRIS, sulit untuk memahami bagaimana program menguntungkan perusahaan tanpa melihat perusahaan yang telah mendapat manfaat dari program-program tersebut.

Salah satu perusahaan tersebut adalah IBM. IBM memiliki rencana pendaftaran online tanpa kertas untuk semua karyawannya. Tidak hanya pendaftaran online yang menyelamatkan perusahaan 1,2 juta per tahun untuk biaya pencetakan dan pengiriman surat, karyawan juga senang bekerja dengan rencana online. "Karena kami mulai menawarkan pendaftaran online, kami telah belajar bahwa karyawan menginginkan akses web," Donnelly [Senior Communications Specialist] kata, sehingga mereka dapat masuk di rumah daripada melalui intranet perusahaan. Jadi perusahaan telah bekerja untuk menempatkan sistem pendaftaran berbasis web yang dapat diakses oleh karyawan dan pensiunan dari mana saja (Huering, 2003). Dengan memanfaatkan aplikasi fleksibilitas-manfaat yang ditawarkan oleh HRIS, IBM dapat memotong biaya dan memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menemukan manfaatnya sesuai waktu dan kecepatan mereka sendiri.

Perusahaan lain yang telah memanfaatkan aplikasi HRIS adalah Supermarket Shaw & # 146; s. Agar Shaw & # 146; s untuk mengelola karyawannya dengan lebih baik, perusahaan memutuskan sudah waktunya untuk memusatkan operasi SDM. Setelah melihat opsi yang berbeda, Shaw & # 146; s memutuskan untuk menerapkan sistem Employee Self Service (ESS). Penggunaan aplikasi swalayan menciptakan situasi yang positif bagi SDM. ESS memberi HR lebih banyak waktu untuk fokus pada isu-isu strategis, seperti manajemen tenaga kerja, perencanaan suksesi, dan manajemen kompensasi, sementara pada saat yang sama meningkatkan pelayanan kepada karyawan dan manajer, dan memastikan bahwa data mereka akurat. Dengan solusi ini, karyawan memiliki akses online ke formulir, materi pelatihan, informasi manfaat dan informasi terkait penggajian lainnya (Koven, 2002). Dengan memberi karyawan akses ke informasi pribadi mereka dan kemampuan untuk memperbarui atau mengubah informasi mereka sesuai kebutuhan, HR diberi lebih banyak waktu untuk fokus pada masalah lain. Memahami berbagai aplikasi yang ditawarkan HRIS akan memberikan perusahaan kesempatan untuk meningkatkan efisiensi karyawan dan mengurangi biaya.

Mengukur Efektivitas HRIS

Evaluasi harus menentukan apakah atau tidak HRIS telah melakukan hingga harapan dan jika HRIS sedang digunakan untuk keuntungan penuh (Byars & Rue, 2004). Salah satu tantangan paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif pegawai negeri saat ini adalah mengukur kinerja sistem informasi sumber daya manusia mereka (HRIS) Untuk membenarkan kontribusi nilai tambah dari HRIS untuk mencapai misi organisasi (Hagood & Friedman, 2002). Menerapkan program HRIS mungkin tampak penting untuk perusahaan, tetapi kecuali itu akan menjadi alat yang efektif untuk operasi SDM, itu tidak akan membantu meningkatkan efisiensi dan dapat menghambat itu sebagai gantinya.

Salah satu perusahaan yang menerapkan sistem HRIS adalah Toshiba America Medical Systems, Inc. (TAMS). TAMS menempatkan semua informasi manfaat karyawan secara online dan menciptakan opsi pendaftaran terbuka ketika TAMS mengubah penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah meluncurkan portal UltiPro [new HRIS technology] kepada karyawan, TAMS mulai mengalami peningkatan, dengan peningkatan sekitar 70% dalam efisiensi pendaftaran terbuka (Wojcik, 2004). Dengan menentukan efisiensi program baru, TAMS mampu mewujudkan manfaat dari sistem HRIS baru.

Keamanan HRIS

Privasi informasi karyawan telah menjadi masalah besar dalam beberapa tahun terakhir. Dengan pencurian identitas menjadi masalah umum, karyawan menjadi lebih sensitif tentang siapa yang melihat informasi pribadi mereka, dan keamanan yang disimpan. Dengan memastikan informasi karyawan yang disimpan di HRIS relevan dengan perusahaan dan memastikan bahwa ada keterbatasan akses (perlindungan kata sandi) untuk informasi seperti itu, perusahaan dapat membuat karyawannya lebih aman dengan keamanan informasi mereka. Baik elektronik atau kertas, file karyawan layak diperlakukan dengan sangat hati-hati. Menetapkan keamanan dan hak pengguna akhir panggilan untuk keseimbangan menggabungkan, kebijakan SDM, pengetahuan sistem dan operasi sehari-hari (O & # 146; Connell, 1994).

Salah satu perusahaan yang menghadapi masalah keamanan utama adalah CS Stars, LLC. CS Stars kehilangan jejak salah satu komputernya yang berisi informasi pribadi yang mencakup nama, alamat dan nomor jaminan sosial dari manfaat kompensasi pekerja. Masalah yang lebih besar adalah bahwa CS Stars gagal memberi tahu konsumen dan karyawan yang terkena tentang komputer yang hilang. Meskipun komputer itu diambil dan tidak ada informasi yang tampaknya dirugikan, banyak karyawan kehilangan rasa aman dengan perusahaan. Undang-Undang Pelanggaran Informasi dan Pemberitahuan Keamanan New York, efektif pada bulan Desember 2005, mengharuskan perusahaan yang mengelola data komputer yang mencakup informasi pribadi untuk memberi tahu pemilik informasi tentang pelanggaran keamanan sistem segera setelah penemuan, jika informasi pribadi itu, atau secara wajar dipercayai, diperoleh oleh seseorang tanpa otorisasi yang sah (Cadrain, 2007).

Perusahaan lain yang mengalami pelanggaran keamanan adalah Ameriprise Financial. Pada akhir tahun 2005, komputer yang berisi informasi pribadi pada klien dan karyawan dicuri. Karena banyak karyawan di Ameriprise mengambil komputer antara kerja dan rumah, perusahaan memutuskan bahwa ada kebutuhan untuk menempatkan lebih banyak keamanan ke komputer tersebut. Ameriprise memastikan semua karyawan memiliki perangkat keamanan baru yang terpasang di komputer mereka. Dengan segera menanggapi kebutuhan akan lebih banyak keamanan, Ameriprise memastikan semua informasi disimpan dengan aman. Memastikan informasi karyawan disimpan seaman mungkin, akan ada lebih banyak kepercayaan di perusahaan dan karyawan HR yang bekerja dengan informasi itu.

Kesimpulan

IBM, Terasen Pipeline, CS Stars LCC, dan Toshiba America Medical Systems, Inc. adalah contoh perusahaan yang baik yang menghadapi masalah serupa dengan teknologi informasi sumber daya manusia dan sistem informasi sumber daya manusia. Semua perusahaan ini mengetahui pentingnya teknologi baru, sistem informasi sumber daya manusia, dan keamanan data. Sisa dari makalah ini memberikan sinopsis lebih banyak perusahaan yang menghadapi masalah sumber daya manusia, bagaimana perusahaan menanggapi masalah, dan hasil dari tanggapan perusahaan & # 146; s.

Perusahaan Dibandingkan

IBM Europe

Situasi:

IBM adalah organisasi global yang menawarkan penelitian, perangkat lunak, perangkat keras, konsultasi IT, konsultasi bisnis dan manajemen, dering dan pembiayaan. Ini mempekerjakan sekitar 340.000 orang, berbicara 165 bahasa di 75 negara, dan melayani klien di 174 negara. Pada bulan Januari 2007, IBM membuat media baru & # 147; baru & # 148; berfungsi dalam departemen komunikasi perusahaannya. Tujuan utama IBM adalah untuk mendidik, mendukung, dan mempromosikan program yang memanfaatkan media sosial. IBM Eropa memutuskan untuk memperluas komunikasi internal dengan panduan blogging. Pengakuannya adalah bahwa blogging sudah terjadi di antara para IBMer, hanya dengan cara yang tidak diatur. Dengan cara yang sama, melembagakan fungsi untuk secara khusus berurusan dengan media baru bukanlah langkah perusahaan, atau membangun dari awal. Ini & # 146; s respon terhadap masalah yang sudah muncul di perusahaan. Sekarang teknologi tersebut ada di sini, orang-orang menggunakannya, mereka tumbuh dan ada di sini untuk tinggal-kita & # 146; hanya akan menempatkan beberapa struktur di sekitar mereka sehingga kita dapat mencoba mengoptimalkan penggunaannya. & # 148 ; Para pengguna memutuskan teknologi apa yang ingin mereka gunakan dan bagaimana mereka ingin menggunakannya. Gagasan utamanya adalah bahwa IBM memahami bahwa mereka harus ingat untuk menghormati fakta bahwa media sosial bersifat sosial. IBM memiliki kebutuhan untuk menghubungkan 340.000 karyawan globalnya secara lebih efektif.

Responnya:

Maksud IBM & # 146 di media sosial kini telah resmi diformalkan. Dari 22 Januari 2007, perusahaan ini mendirikan & # 147; media baru & # 148; berfungsi dalam departemen komunikasi perusahaannya. & # 147; Kepantasannya: Untuk bertindak sebagai konsultan ahli di dalam dan di luar IBM tentang masalah yang berkaitan dengan blog, wiki, RSS, dan aplikasi media sosial lainnya. Gagasan utamanya adalah untuk mendidik, mendukung, dan mempromosikan program yang memanfaatkan alat-alat ini. IBM memiliki sejarah sebagai yang terdepan dalam komunikasi perusahaan berbasis teknologi. Dari brainstorming multimedia & # 147; WorldJam & # 148; yang menjadi berita utama pada tahun 2001 di mana 50.000 karyawan di seluruh dunia bergabung secara real time, sesi berbagi ide online tentang arah perusahaan & # 146; s. IMB selalu mempersiapkan diri untuk menggunakan teknologi terobosan untuk membangun dialog dua arah dengan para karyawannya. Kebutuhan media sosial diperlukan dan tidak bisa lagi menunggu.

The Outcome:

Dalam beberapa tahun terakhir IBM telah diakui sebagai pelopor penggunaan media sosial: IBM berada di antara perusahaan Fortune 500 pertama untuk mendapatkan balik wiki kolaboratif, menerbitkan pedoman blogging internal sejak 2003, dan sekarang bergerak cepat melampaui RSS dan podcast ke dalam videocasting dan & # 147; dunia maya & # 148; teknologi seperti Second Life. Fasilitas pencarian intranet meluas ke semua area situs, termasuk aspek media baru. Ketika seorang karyawan log on ke portal mereka mengeksekusi pencarian kata kunci, hasil yang mereka dapatkan tidak hanya berasal dari halaman intranet utama, tetapi termasuk hasil dari forum IBM, wiki, blog dan podcast / videocast tag. IMB memiliki pemahaman bahwa karyawan tidak lagi tinggal di perusahaan seumur hidup mereka. Itu tidak seperti itu lagi. Di Belgia, misalnya, lebih dari 50 persen dari 2.300 karyawan berada di sana kurang dari lima tahun. Perusahaan telah sampai pada kesimpulan bahwa dengan angkatan kerja yang semakin muda dan bergerak, kemungkinannya adalah populasi karyawan yang penuh dengan generasi yang lebih muda, yang bagi mereka alat ini merupakan bagian dari kehidupan, tidak jauh dari itu. Di tahun-tahun mendatang, IBM harus berurusan dengan basis karyawan di mana blogging adalah cara alami untuk berinteraksi melalui platform web. IBM telah menciptakan platform terpusat untuk sebagian besar alat yang termasuk dalam kewenangannya, yang mencakup wiki. Untuk Philippe Borremans, media baru memimpin Eropa untuk IBM, memiliki aplikasi bisnis potensial dari wiki mencakup dua manfaat luas: kolaborasi dan berbagi pengetahuan. IBM telah mencetak beberapa keberhasilan penting di kedua front di dekat 5000 halaman wiki yang sekarang aktif dan berjalan di organisasi. Perusahaan telah menjadi sangat tertarik dalam podcasting selama 18 bulan terakhir menulis dapat tampak seperti keterampilan teknis, sedangkan orang merasa mereka dapat berbicara lebih bebas daripada yang dapat mereka tulis. Salah satu podcast IBM yang paling konsisten populer, dengan lebih dari 20.000 unduhan seminggu.

Ameriprise Financial

Situasi:

Survei Departemen Kehakiman memperkirakan bahwa 3,6 juta rumah tangga AS menjadi korban pencurian identitas pada tahun 2004. Perdagangan dalam tanggal pribadi melampaui batas AS: New York Times melaporkan bahwa informasi keuangan yang dicuri sering didistribusikan di antara peserta papan perdagangan online, dan pembeli sering berada di Rusia, Ukraina, dan Timur Tengah. Salah satu alasan klien prihatin tentang keamanan data adalah publisitas luas yang dihasilkan oleh pelanggaran di perusahaan jasa keuangan. Pada akhir Desember 2205, seorang karyawan Ameriprise Financial & # 146; s laptop yang berisi data tidak terenkripsi pada sekitar 230.000 pelanggan dan penasehat dicuri dari mobil. Perusahaan jasa keuangan lainnya, termasuk Citigroup dan Bank of America, juga mengakui kerugian data pelanggan berskala besar pada tahun 2005. Presiden NCS, Rita Dew, perusahaan konsultan kepatuhan di Delray Beach, Florida, mengatakan bahwa Securities and Exchange Commission memerlukan penasihat investasi untuk memiliki kebijakan dan prosedur yang membahas perlindungan administratif, teknis, dan fisik yang terkait dengan catatan dan informasi klien.

Responnya:

Ameriprise Financial harus melawan dan harus menerapkan & # 147; lapisan perlindungan. & # 148; Penting bagi karyawan yang komputer bisnis utama mereka, dan karyawan secara teratur mengangkut komputer antara rumah, kantor, dan lokasi pertemuan. Kerentanan pengaturan ini dan kebutuhan untuk program perangkat lunak keamanan sangat diperlukan.

The Outcome:

Karyawan yang mengangkut puncak lab harus memasang Suite Keamanan Steganos di komputer mereka. Perangkat lunak ini memungkinkan karyawan untuk membuat drive virtual terenkripsi pada laptop yang berfungsi sebagai penyimpanan data yang aman. Karyawan menyimpan semua data terkait klien dan database perangkat lunak persiapan pajak pada drive yang dienkripsi, yang telah disiapkan oleh karyawan dengan satu gigabyte ruang penyimpanan. Yang terbaik adalah ketika seorang karyawan mematikan komputer, informasi disimpan & # 147; aman & # 148 ;, perangkat lunak secara otomatis mengenkripsi data virtual drive & # 146; s. Perangkat lunak ini juga menghasilkan file cadangan yang dienkripsi, yang disimpan karyawan pada CD dalam brankas tahan api. Ini harus menjaga keamanan data jika ada laptop karyawan yang dicuri atau jika drive dikeluarkan dari laptop. Penasihat keuangan lainnya mengandalkan enkripsi baik di dalam maupun di luar kantor. Program lain yang digunakan untuk melindungi informasi klien & # 146; s adalah RAID Level 1 sistem untuk menyimpan data pada drive yang dienkripsi dengan WinMagic & # 146; s SecureDocs software. Enkripsi memastikan bahwa siapa pun yang mencuri komputer akan benar-benar tidak dapat membaca data, bahkan dengan menghubungkannya ke komputer lain sebagai & # 147; drive budak. Ini telah memberi banyak penasihat keuangan ketenangan pikiran yang terbesar.

Pipa Terasen

Situasi:

Terasen Pipelines adalah anak perusahaan dari Terasen Inc. yang berlokasi di Vancouver, Kanada dan terletak di beberapa provinsi dan negara bagian AS. Pada tahun 2001 perusahaan mengubah kantor pusatnya menjadi Calgary agar lebih dekat dengan minyak. Dengan langkah besar, perusahaan mengalami percepatan pertumbuhan. Dengan perusahaan di berbagai lokasi dan jumlah karyawan yang terus bertambah, departemen SDM melihat kebutuhan untuk menemukan sistem baru untuk menyimpan catatan yang lebih akurat.

Responnya:

Di masa lalu Terasen menyimpan catatan di atas kertas dan dengan spreadsheet dan dengan pertumbuhan perusahaan, sistem ini tidak berfungsi sebaik di masa lalu. Untuk mengimbangi pertumbuhan di masa depan, Terasen mulai melihat ke perusahaan HRIS untuk membantu operasi HR. Setelah meneliti perusahaan yang berbeda, model penyedia layanan aplikasi Hewitt & # 146; dengan eCyborg ditemukan tepat.

The Outcome:

Meskipun ada kesulitan beradaptasi dengan cara pencatatan yang baru, Terasen dapat menemukan sistem yang akan membantu mendukung pertumbuhan perusahaan saat ini dan masa depan. Untungnya, beberapa staf HR memiliki pengalaman bekerja dengan HRIS dan dapat membantu rekan mereka membayangkan proses baru, dibantu oleh sistem. Satu tema yang sering disuarakan di sepanjang proses ini adalah: "Kalian tidak tahu betapa sulitnya kami bekerja ketika kami dapat membuatnya jauh lebih mudah dengan sistem yang dapat melakukan banyak hal ini untuk kami. Anda tidak selalu harus lari ke kabinet untuk file karyawan hanya untuk mendapatkan informasi dasar. Semuanya bisa berada di ujung jari Anda. " (Vu, 2005). Untuk membantu Terasen meringankan beban SDM dalam menerapkan sistem SDM baru, manajemen Terasen diyakinkan untuk mencari vendor untuk membantu menerapkan dan memelihara sistem HRIS. Sistem ini telah membantu Terasen mempersiapkan lebih baik untuk pertumbuhan saat ini dan masa depan.

Shaw & # 146; s Supermarket

Situasi:

Shaw & # 146; s Supermarket adalah jaringan supermarket terbesar kedua di New England. Dengan tenaga kerja 30.000 yang berlokasi di 180 toko di enam negara bagian, staf SDM Shaw bertanggung jawab untuk mengelola data pribadi karyawan. Gabungan karyawan mereka mencakup sekitar 70 persen pekerja paruh waktu, yang terdiri dari mahasiswa, warga senior, pekerja paruh waktu, dan pekerja paruh waktu. Sepertiga dari tenaga kerja terdiri dari asosiasi serikat pekerja, dan staf Shaw mengawasi keterlibatan perusahaan dengan tiga serikat pekerja dan enam kontrak terpisah (Koven, 2002). Untuk membantu mengelola tenaga kerja, staf SDM menjadi tertarik untuk memusatkan operasi SDMnya.

Responnya:

Untuk memusatkan operasi SDM, Shaw & # 146; memutuskan untuk menerapkan solusi ESS (swalayan karyawan). Penggunaan aplikasi swalayan menciptakan situasi yang positif bagi SDM. ESS memberi HR lebih banyak waktu untuk fokus pada isu-isu strategis, seperti manajemen tenaga kerja, perencanaan suksesi, dan manajemen kompensasi, sementara pada saat yang sama meningkatkan pelayanan kepada karyawan dan manajer, dan memastikan bahwa data mereka akurat. Dengan solusi ini, karyawan memiliki akses online ke formulir, materi pelatihan, informasi manfaat, dan informasi terkait penggajian lainnya.

The Outcome:

Shaw & # 146; s memiliki umpan balik positif sejak menerapkan solusi ESS. "Reaksi dari karyawan kami sangat positif," Penney, Wakil Presiden Kompensasi dan Tunjangan, mengatakan. "Kami bahkan mengalami peningkatan yang signifikan dalam biaya cakupan medis kami, dan itu hampir tidak masalah karena pendaftaran online menampilkan pilihan rencana, biaya karyawan, dan subsidi perusahaan. Aplikasi self-service karyawan membuatnya sangat mudah untuk mereka untuk memahami kontribusi dan pilihan cakupan mereka. Saya menerima beberapa e-mail dari karyawan yang mengatakan ini adalah perubahan besar dan betapa mudahnya ESS, yang kasusnya tidak sering ketika karyawan memilih opsi manfaat mereka. " (Koven, 2002). Dengan memberi karyawan lebih banyak akses ke informasi mereka, mereka dapat melihat pilihan manfaat yang tersedia bagi mereka. Karyawan juga dapat memperbarui informasi mereka secara online, yang membantu mengurangi dokumen dari masa lalu. Shaw & # 146; s juga melihat peningkatan produktivitas karena karyawan memperbarui informasi di rumah, tidak selama jam kerja.

Bintang CS, LLC

Situasi:

Jaksa Agung New York Andrew Cuomo telah mengumumkan bahwa New York State telah mencapai penyelesaian pertamanya dengan perusahaan yang dituduh gagal memberi tahu konsumen dan yang lain bahwa data pribadi mereka hilang. Kantor Cuomo & # 146; yang memberlakukan undang-undang Pelanggaran Privasi dan Pemberitahuan Informasi tahun 2012, menugaskan CS STARS LLC, perusahaan manajemen klaim yang berbasis di Chicago, dengan tidak memberi tahu bahwa telah kehilangan jejak komputer yang berisi data pada 540.000 orang New York & # 146; pekerja & # 146; klaim comp.

Responnya:

Pemilik data yang hilang, yang telah berada dalam tahanan CS STARS, adalah Komite Konservasi Dana Khusus New York, sebuah organisasi yang membantu dalam menyediakan pekerja & # 146; manfaat comp di bawah undang-undang comp negara & # 146; s pekerja. Pada tanggal 9 Mei 2006, karyawan CS STARS menyadari bahwa ada komputer yang hilang yang menyimpan informasi pribadi, termasuk nama, alamat, dan nomor Jaminan Sosial penerima pekerja & # 146; manfaat kompensasi. Tapi CS Stars menunggu hingga 29 Juni 2006, untuk memberi tahu Dana Khusus dan FBI tentang pelanggaran keamanan. Karena FBI menyatakan bahwa pemberitahuan kepada konsumen dapat menghambat penyelidikannya, CS STARS menunggu hingga 8 Juli 2006, untuk mengirim pemberitahuan ke 540.000 warga New York yang terkena dampak pelanggaran tersebut. Pada 25 Juli 2006, FBI memutuskan seorang karyawan, seorang kontraktor pembersih, telah mencuri komputer, dan komputer yang hilang itu ditemukan dan ditemukan kembali. Selain itu, FBI menemukan bahwa data di komputer yang hilang belum diakses secara tidak benar.

The Outcome:

Undang-Undang Pelanggaran Informasi dan Pemberitahuan Keamanan New York, efektif pada bulan Desember 2005, mengharuskan perusahaan yang mengelola data komputer yang mencakup informasi pribadi untuk memberi tahu pemilik informasi tentang pelanggaran keamanan sistem segera setelah penemuan, jika informasi pribadi itu, atau secara wajar dipercayai, diperoleh oleh seseorang tanpa otorisasi yang sah. Undang-undang tidak hanya memengaruhi bisnis dalam hubungan mereka dengan pelanggan mereka, tetapi juga para majikan dalam peran mereka sebagai penjaga karyawan & # 146; data pribadi. (Cadrain)

Tanpa mengakui adanya pelanggaran hukum, CS STARS setuju untuk mematuhi hukum dan memastikan bahwa pemberitahuan yang tepat akan dilakukan jika terjadi pelanggaran di masa depan. Perusahaan juga setuju untuk menerapkan praktik yang lebih luas terkait dengan keamanan informasi pribadi. CS STARS akan membayar kantor Jaksa Agung & # 146; $ 60.000 untuk biaya yang terkait dengan penyelidikan ini. (Cadrain)

IBM

Situasi:

Sistem pendaftaran online paperless IBM, yang diperkenalkan pada tahun 1999, telah terbukti menjadi pemenang bagi 135.000 karyawan aktif AS dan perusahaan, menurut Cathleen Donnelly, spesialis komunikasi senior di kantor pusat perusahaan di Armonk, NY. Perusahaan ini menghemat $ 1,2 juta per tahun pada pencetakan dan biaya kirim saja, kata Donnelly, dan karyawan & # 146; dapat memanfaatkan berbagai teknologi untuk mempelajari tentang masalah, informasi program penelitian, dan mengakses alat pendukung keputusan dari komputer desktop mereka. (Heuring, 2002)

Responnya:

Salah satu alat tersebut, penduga biaya medis pribadi, memungkinkan karyawan untuk menghitung biaya perawatan kesehatan yang potensial di luar saku di bawah setiap opsi rencana yang tersedia bagi mereka, kata Donnelly. Karyawan login secara pribadi dan disambut dengan nama dan dengan informasi penting mengenai pendaftaran manfaat mereka, seperti tenggat waktu dan kapan perubahan berlaku. Mereka secara otomatis mendapatkan akses ke rencana kesehatan yang tersedia bagi mereka, dan kalkulator memungkinkan mereka membandingkan perkiraan jumlah manfaat untuk setiap rencana.

"Karyawan dapat memilih layanan perawatan kesehatan yang mereka harapkan untuk digunakan dalam tahun tertentu, memperkirakan frekuensi penggunaan yang diharapkan, dan menghitung biaya potensial di bawah setiap opsi rencana," kata Donnelly. "Umpan balik yang kami terima dari karyawan memberi tahu kami bahwa alat ini benar-benar membantu mereka membuat perbandingan antara rencana berdasarkan cara mereka mengonsumsi layanan medis." Kalkulator menunjukkan baik biaya IBM maupun biaya karyawan. (Heuring, 2002)

The Outcome:

"Sejak kami mulai menawarkan pendaftaran online, kami telah belajar bahwa karyawan menginginkan akses web," kata Donnelly, sehingga mereka dapat masuk di rumah daripada melalui intranet perusahaan. Jadi perusahaan telah bekerja untuk menempatkan sistem pendaftaran berbasis web yang dapat diakses oleh para karyawan dan pensiunan dari mana saja.

Karyawan dapat memperoleh ringkasan informasi tentang rencana, menelusuri detail yang sangat spesifik dan mengikuti tautan ke penyedia layanan kesehatan untuk penelitian. Donnelly mengatakan sistem telah menerima nilai tinggi untuk kenyamanan karena karyawan dapat "masuk dan keluar dengan cepat."

WORKSSource Inc.

Situasi:

Untuk memenuhi tantangan menangani 100 karyawan baru, WORKSource Inc. mengakuisisi program teknologi berbasis Web dari GHG Corp. seperti paystub elektronik, perangkat absen elektronik, sistem time-off, dan sistem informasi sumber daya manusia (& # 147; Tips, & # 148; 2006). Alat-alat ini memungkinkan CEO Judith Hahn untuk menangani prosedur penggajian secara efisien dan efektif.

Responnya:

WORKSource memiliki delapan pusat tenaga kerja, dengan sekitar 108 karyawan, yang berlokasi di seluruh wilayah enam kabupaten. Sebelumnya, gaji, tunjangan, dan sumber daya manusia untuk karyawan tersebut diproses dan dikelola oleh Organisasi Pengusaha Profesional. Perusahaan juga memiliki 52 staf administrasi di kantor pusatnya. Ketika kontrak dengan PEO dihentikan pada 30 Juni 2006, 108 karyawan tersebut segera dipindahkan ke daftar gaji WORKSource, yang berarti beban kerja Hahn & # 146 lebih dari dua kali lipat efektif Juli 2006 (& # 147; Tips, & # 148; 2006).

Hahn, dalam sebuah wawancara dengan PMR, mengatakan bahwa dia mengandalkan LEAN untuk membantu menangani apa yang perlu diubah baginya untuk mengelola peningkatan beban kerja. Dua tahun sebelumnya, CEO Hahn & # 146; telah memperkenalkannya kepada LEAN, sebuah konsep manajemen Jepang untuk menghilangkan langkah-langkah dan gerakan yang sia-sia ketika menyelesaikan proses. & # 147; Saya mulai membaca sebanyak mungkin tentang LEAN dan bergabung dengan kelompok fokus HR LEAN & # 148; (& # 147; Tips, & # 148; 2006).

The Outcome:

Menguasai konsep LEAN memimpin Hahn untuk mengembangkan dan menerapkan akronimnya sendiri & # 147; REASON & # 148; ke departemennya & # 146; proses penggajian dan SDM. Tinjau prosesnya: peta tugas penggajian dari awal hingga selesai. Hilangkan limbah: tentukan cara menyelesaikan tugas penggajian paling efisien tanpa langkah yang tidak perlu. Menganalisis alternatif: meneliti dan mengevaluasi penerapan teknologi baru. Menjual inovasi untuk manajemen: mendokumentasikan pengembalian investasi dari setiap inovasi. Buka jalur komunikasi: berkomunikasi secara terbuka & # 151; dan sering & # 151; dengan semua pemangku kepentingan, termasuk karyawan dan manajemen puncak. Jangan biarkan negatif: buat perubahan sederhana dan menyenangkan. Beri karyawan banyak dorongan dan waktu untuk belajar (& # 147; Tips, & # 148; 2006). Judith Hahn mampu menerapkan fungsi sumber daya manusia yang tepat menggunakan sistem informasi.

Toshiba America Medical Systems Inc.

Situasi:

Lynda Morvik, direktur sistem informasi manfaat dan sumber daya manusia di Tustin, California America Medical Systems Inc. (TAMS), berpendapat bahwa masuk akal untuk menambahkan komponen komunikasi manfaat untuk itu. Dengan memiliki semua informasi manfaat online, buku pegangan karyawan TAMS juga akan menjadi dokumen yang hidup, memungkinkan Morvik untuk membuat perubahan bila diperlukan. Begitulah kasusnya di tengah-tengah proyek, ketika TAMS mengubah rencana perawatan kesehatan dari Aetna Inc. ke United Health Group Inc (Wojcik, 2004).

Responnya:

TAMS, perusahaan grup independen Toshiba Corporation dan penyedia terkemuka global sistem pencitraan medis diagnostik dan solusi medis yang komprehensif, seperti CT, X-ray, USG, kedokteran nuklir, MRI, dan sistem informasi, telah menggunakan biro jasa penggajian dan solusi internal untuk SDM yang tidak termasuk pelaporan konsolidasi yang mudah digunakan atau portal karyawan. Setelah mengevaluasi UltiPro bersama beberapa vendor sumber daya perusahaan, TAMS memilih penawaran Ultimate Software dan mulai beroperasi pada September 2002 setelah implementasi tepat waktu dan on-budget. Hampir segera setelah meluncurkan portal UltiPro kepada karyawan, TAMS mulai melihat peningkatan, dengan perkiraan peningkatan 70% dalam efisiensi pendaftaran terbuka (Wojcik, 2004).

The Outcome:

Dalam upaya untuk memperluas penggunaan Web di luar proses pendaftaran manfaat, TAMS telah memposting perpustakaan dokumen dan formulir di portal HR-nya, termasuk buku pegangan manfaat, yang mengumpulkan 2004 Apex Award untuk keunggulan publikasi. Pada tahun yang sama, majalah Asuransi Bisnis juga memberikan TAMS penghargaan Electronic Benefit Communication (EBC) untuk pencapaian luar biasa dalam mengkomunikasikan program manfaat karyawan melalui Web. Untuk terus meningkatkan penggunaan solusi HRMS / penggajian Ultimate Software, TAMS memodifikasi portal UltiPro untuk memenuhi kebutuhan unik pencitraan perusahaan (Wojcik, 2004). Itu benar-benar terintegrasi dengan beberapa aplikasi proprietary yang dibuat untuk mengatasi masalah kompensasi dan manajemen kinerja sehingga karyawan TAMS memiliki lokasi sentral untuk tenaga kerja yang komprehensif dan informasi penggajian dari browser Web yang dapat mereka akses dengan sekali sign-on (Wojcik, 2004).

Referensi

Byars, Lloyd L. & Rue, Leslie W. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia, 7e. The McGraw-Hill Companies.

Cadrain, Diane (2007). New York: Perusahaan Mengatasi Biaya Pelanggaran Data. Diakses tanggal 3 Juni 2007 dari [http://www.shrm.org/law/states/CMS_021505.asp#P-8_0]

Memperjelas misi Strategis IBM untuk # sosial media (2007). Komunikasi Strategis

Pengelolaan. Retrieved June 1, 2007 from

http://proquest.umi.com/pqdweb?index=17&did=1263791161&SrchMode=1&sid=2&Fmt=4&clientld=2606&RQT=309&VName=PQD.

Friesen, G. Bruce (2003). Is your client ready for eHR? Consulting to Management, 14(3), 27. Retrieved June 3, 2007 from ProQuest Database.

Hagood, Wesley O. & Friedman, Lee ( 2002). Using the balanced scorecard to measure the performance of your HR information system. Public Personnel Management, 31(4), 543-58. Retrieved June 3, 2007 from ProQuest Database.

Heuring, Linda (2003). IBM: Laying Outing Enrollment Options. Retrieved June 2, 2007 from [http://www.shrm.org/hrmagazine/articles/0803/0803heuring_paperless.asp]

Koven, Jeff (2002). Streamlining benefit process with employee self-service applications: A case study. Compensation & Benefits Management, 18(3), 18-23. Retrieved June 2, 2007 from ProQuest Database.

O’Connell, Sandra (1994). Security for HR records – human resources. HR Magazine. Retrieved June 3, 2007 from [http://findarticles.com/p/articles/mi_m349] 5/is_n9_v39/ai_16309018

Protecting Client Data (2006). Financial Planning. Retrieved June 1, 2007 from

http://proquest.umi.com/pqdweb?did=1066464321&Fmt=4&clientld=2606&RQT=309

&VName=PQD.

Tips on Using Technology to Streamline Payroll Processes – and Cut Costs (2006). Payroll Managers Report, 6(10), 1-9. Retrieved June 2, 2007 from EBSCOhost Database.

Vu, Uyen (2005). Contracting out HRIS easy call at Terasen Pipelines. Canadian HR Reporter, 18(4), 5-9. Retrieved June 2, 2007 from ProQuest Database.

Wojcik, J. (2004). Toshiba Employee Handbook Goes Online. Business Insurance, 38(49), 18.

Retrieved June 2, 2007 from EBSCOhost Database.

Leave a Reply

Required fields are marked*