Teori Sistem Informasi 101

"Sistem on-line, real-time, interaktif, data base pertama adalah pembukuan double-entry yang dikembangkan oleh pedagang Venesia pada 1200 A."

– Hukum Bryce

Kerja sistem tidak sesulit yang Anda kira. Namun, kami memiliki kecenderungan dalam bisnis ini untuk mempersulit hal-hal dengan mengubah kosakata kerja sistem dan memperkenalkan konsep dan teknik berbelit-belit, yang semuanya menyulitkan untuk menghasilkan sistem secara konsisten. Akibatnya, ada kecenderungan untuk menemukan kembali roda dengan setiap proyek pengembangan sistem. Saya percaya saya berhutang kepada para pendahulu saya dan industri secara keseluruhan untuk menggambarkan teori sistem dasar, sehingga orang dapat menemukan kesamaan yang diperlukan untuk berkomunikasi dan bekerja. Untungnya, hanya ada empat konsep yang mudah, namun penting, untuk dipahami yang akan saya coba definisikan sesingkat mungkin.

1. ADA TIGA SIFAT-SIFAT INHERENT TERHADAP SISTEM APAPUN

Terlepas dari jenis sistem, baik itu sistem irigasi, sistem relay komunikasi, sistem informasi, atau apa pun, semua sistem memiliki tiga properti dasar:

A. Suatu sistem memiliki tujuan – seperti mendistribusikan air ke kehidupan tumbuhan, memantulkan sinyal komunikasi ke seluruh negeri kepada konsumen, atau menghasilkan informasi bagi orang-orang untuk digunakan dalam menjalankan bisnis.

B. Suatu sistem adalah pengelompokan dua atau lebih komponen yang dipegang bersama melalui beberapa ikatan umum dan kohesif. Ikatan itu bisa berupa air seperti dalam sistem irigasi, sinyal microwave seperti yang digunakan dalam komunikasi, atau, seperti yang akan kita lihat, data dalam sistem informasi.

C. Sebuah sistem beroperasi secara rutin dan, dengan demikian, dapat diprediksi dalam hal cara kerjanya dan apa yang akan dihasilkannya.

Semua sistem merangkul sifat-sifat sederhana ini. Tanpa satu pun dari mereka, menurut definisi, bukan sistem.

Untuk tujuan kita, selebihnya dari makalah ini akan fokus pada "sistem informasi" karena ini adalah apa yang biasanya kita coba untuk produksi untuk bisnis. Dengan kata lain, pengembangan pengaturan yang teratur atau pengelompokan komponen yang didedikasikan untuk menghasilkan informasi untuk mendukung tindakan dan keputusan dari suatu bisnis tertentu. Sistem Informasi digunakan untuk membayar karyawan, mengelola keuangan, memproduksi produk, memantau dan mengendalikan produksi, memperkirakan tren, memproses pesanan pelanggan, dll.

Jika maksud dari sistem adalah untuk menghasilkan informasi, kita harus memiliki pemahaman yang baik tentang apa itu …

2. INFORMASI = DATA + PENGOLAHAN

Informasi tidak identik dengan data. Data adalah bahan mentah yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi. Data dengan sendirinya tidak ada artinya. Ini hanyalah elemen tunggal yang digunakan untuk mengidentifikasi, mendeskripsikan atau mengukur suatu objek yang digunakan dalam bisnis, seperti produk, pesanan, karyawan, pembelian, pengiriman, dll. Elemen data juga dapat dibuat berdasarkan rumus seperti yang digunakan dalam perhitungan; sebagai contoh:

Net-Pay = Gross-Pay – FICA – Asuransi – City-Tax – Union-Dues – (dll.)

Hanya ketika data disajikan dalam pengaturan khusus untuk digunakan oleh manusia apakah itu menjadi informasi. Jika manusia tidak bisa bertindak atau mendasarkan keputusannya, itu tidak lebih dari data mentah. Ini berarti data disimpan, dan informasi dihasilkan. Itu juga tergantung pada keinginan dan kebutuhan manusia (konsumen informasi). Informasi, oleh karena itu, dapat didefinisikan sebagai "kecerdasan atau wawasan yang diperoleh dari pemrosesan dan / atau analisis data."

Variabel lain dalam rumus kami adalah "pemrosesan" yang menentukan bagaimana data akan dikumpulkan, serta pengambilannya untuk menghasilkan informasi. Ini pada akhirnya didorong oleh kapan manusia perlu membuat tindakan dan keputusan tertentu. Informasi tidak selalu diperlukan "atas permintaan" (alias "sesuai permintaan"); kadang-kadang diperlukan sekali sehari, mingguan, bulanan, triwulanan, setiap tahun, dll. Pemilihan waktu ini pada akhirnya akan menentukan bagaimana data dikumpulkan, disimpan, dan diambil kembali. Untuk mengilustrasikan, asumsikan kita mengumpulkan data seminggu sekali. Tidak peduli berapa kali selama seminggu kami membuat kueri basis data, data hanya akan valid pada pembaruan mingguan terakhir. Dengan kata lain, kita akan melihat hasil yang sama setiap hari selama satu minggu. Namun, jika kami mengumpulkan data lebih sering, seperti secara berkala sepanjang hari, permintaan kami akan menghasilkan hasil yang berbeda sepanjang minggu.

Formula kami "I = D + P" membuat poin penting: jika data diubah, namun pemrosesan tetap sama, informasi akan berubah. Sebaliknya, jika data tetap sama, namun pemrosesan berubah, informasi juga akan berubah. Hal ini menyebabkan argumen yang meyakinkan untuk mengelola data dan pemrosesan sebagai terpisah dengan sumber daya yang sama yang dapat dimanipulasi dan digunakan kembali untuk menghasilkan informasi yang diperlukan.

3. SISTEM ADALAH LOGIS DALAM ALAM DAN DAPAT DITERBITKAN SECARA FISIKAL BANYAK CARA YANG BERBEDA

Sistem informasi adalah kumpulan proses (alias, "sub-sistem") untuk mengumpulkan dan menyimpan data, untuk mengambil data dan menghasilkan informasi, atau kombinasi keduanya. Ikatan kohesif antara komponen-komponen ini adalah data yang harus dibagi dan digunakan kembali di seluruh sistem (serta sistem lain). Anda akan mengamati kami belum membahas cara yang paling sesuai untuk melaksanakan proses secara fisik, seperti melalui penggunaan proses manual, program komputer, atau teknologi kantor lainnya. Dengan kata lain, pada tahap ini, sub-sistem dari sistem hanya mendefinisikan secara logis data APA yang harus diproses, KAPAN itu harus diproses, dan siapa yang akan mengkonsumsi informasi (alias "pengguna akhir"), tetapi yang paling pasti adalah tidak menentukan BAGAIMANA sub-sistem akan dilaksanakan.

Setelah ini, pengembang menentukan pendekatan yang cocok untuk secara fisik menerapkan setiap sub-sistem. Keputusan ini pada akhirnya harus didasarkan pada kepraktisan dan efektivitas biaya. Sub-sistem dapat diimplementasikan menggunakan prosedur manual, prosedur komputer (perangkat lunak), prosedur otomatisasi kantor, atau kombinasi dari ketiganya. Tergantung pada kompleksitas sub-sistem, beberapa prosedur mungkin dilibatkan. Terlepas dari prosedur yang dipilih, pengembang harus menetapkan hubungan preseden dalam pelaksanaan prosedur, baik secara berurutan, secara iteratif, pilihan (dengan demikian memungkinkan jalur yang berlainan). Dengan mendefinisikan prosedur dengan cara ini, dari awal sampai akhir, pengembang mendefinisikan "alur kerja" dari sub-sistem, yang menentukan BAGAIMANA data akan diproses secara fisik (termasuk bagaimana itu dibuat, diperbarui, atau direferensikan ).

Mendefinisikan sistem informasi secara logis bermanfaat karena dua alasan:

* Ini memberikan pertimbangan implementasi fisik alternatif. Bagaimana satu desain pengembang itu mungkin sangat berbeda dari pengembang berikutnya. Ini juga menyediakan sarana untuk secara efektif menentukan bagaimana paket perangkat lunak yang dibeli dapat memenuhi kebutuhan. Sekali lagi, keputusan untuk memilih implementasi spesifik harus didasarkan pada kepraktisan dan pembenaran biaya.

* Ini memberikan kebebasan dari peralatan fisik, sehingga menyederhanakan migrasi ke platform komputer baru. Ini juga membuka pintu untuk portabilitas sistem, misalnya; firma konsultan kami membantu sebuah konglomerat Fortune 500 besar merancang sistem penggajian logis tunggal yang diimplementasikan pada setidaknya tiga platform komputer yang berbeda yang digunakan oleh berbagai unit operasi mereka; meskipun mereka bekerja secara fisik berbeda, itu semua sistem dasar yang sama menghasilkan informasi yang sama.

Pertimbangan logis dan fisik ini mengarah ke konsep akhir kami …

4. SISTEM ADALAH PRODUK YANG DAPAT DILENGKAPI DAN DIBUAT SEPERTI PRODUK LAINNYA.

Suatu sistem informasi dapat digambarkan sebagai hirarki empat tingkat (alias, "struktur sistem standar"):

TINGKAT 1 – Sistem

LEVEL 2 – Sub-sistem (alias "proses bisnis") – 2 atau lebih

TINGKAT 3 – Prosedur (manual, komputer, otomatisasi kantor) – 1 atau lebih untuk setiap sub-sistem

TINGKAT 4 – Program (untuk prosedur komputer), dan Langkah-langkah (untuk semua yang lain) – 1 atau lebih untuk setiap prosedur

Setiap tingkat mewakili tingkat abstraksi yang berbeda dari sistem, dari umum ke spesifik (alias, "Perbaikan Stepwise" seperti yang ditemukan dalam cetak biru). Ini berarti desain adalah upaya top-down. Ketika desainer bergerak turun hierarki, mereka menyelesaikan keputusan desain. Sedemikian rupa sehingga, pada saat mereka selesai merancang Level 4 untuk prosedur komputer, mereka harus siap untuk menulis kode sumber program berdasarkan spesifikasi menyeluruh, sehingga mengambil tebakan dari pemrograman.

Struktur hirarkis suatu sistem informasi pada dasarnya tidak berbeda dari produk umum lainnya; menggambarkan:

TINGKAT 1 – Produk

LEVEL 2 – Majelis – 2 atau lebih

TINGKAT 3 – Sub-rakitan – 1 atau lebih untuk setiap perakitan

TINGKAT 4 – Operasi – 1 atau lebih untuk setiap sub-rakitan

Sekali lagi, produk dirancang dari atas ke bawah dan disusun dari bawah ke atas (seperti yang ditemukan di jalur perakitan). Proses ini biasanya disebut sebagai desain oleh "ledakan" (top-down), dan implementasi oleh "ledakan" (bottom-up). Suatu sistem informasi tidak berbeda karena dirancang top-down, dan diuji dan dipasang dari bawah ke atas. Dalam istilah teknik, konsep sistem / produk ini biasanya disebut sebagai "empat tingkat bill of material" di mana berbagai komponen sistem / produk didefinisikan dan terkait satu sama lain dalam berbagai tingkat abstraksi (dari umum ke spesifik ).

Pendekatan ini juga menunjukkan perkembangan paralel. Setelah sistem dirancang menjadi sub-sistem, tim pengembang yang terpisah dapat secara mandiri merancang sub-sistem menjadi prosedur, program, dan langkah. Hal ini dimungkinkan oleh fakta bahwa semua persyaratan data diidentifikasi sebagai sistem secara logis dibagi menjadi sub-sistem. Data adalah ikatan kohesif yang menyatukan sistem. Dari perspektif teknik / manufaktur itu adalah "bagian" yang digunakan dalam "produk." Dengan demikian, manajemen data harus diserahkan kepada sekelompok orang yang terpisah untuk mengontrol dengan cara yang sama seperti fungsi "manajemen material" (persediaan) di perusahaan manufaktur. Ini biasanya disebut sebagai "manajemen sumber data."

Proses ini memungkinkan pengembangan paralel, yang merupakan penggunaan sumber daya manusia yang lebih efektif pada pekerjaan proyek sebagai lawan dari hambatan proses pengembangan berurutan. Keseluruhan bagian dari sistem (sub-sistem) dapat diuji dan dikirimkan sebelum yang lain, dan, karena data dikelola secara terpisah, kami memiliki jaminan bahwa semuanya akan cocok secara terpadu pada akhirnya.

Struktur sistem standar juga berguna dari perspektif Manajemen Proyek. Pertama, digunakan untuk menentukan Work Breakdown Structure (WBS) untuk proyek yang lengkap dengan hubungan preseden. Jaringan proyek kemudian digunakan untuk memperkirakan dan menjadwalkan proyek secara sebagian dan penuh. Sebagai contoh, setiap sub-sistem dapat secara terpisah diberi harga dan dijadwalkan, sehingga memberi sponsor proyek kemampuan untuk memilih dan memilih bagian mana dari sistem yang mereka inginkan di awal proyek.

Struktur sistem standar juga menyederhanakan penerapan modifikasi / perbaikan sistem. Daripada mendesain ulang dan merekonstruksi keseluruhan sistem, bagian dari hirarki sistem dapat diidentifikasi dan didesain ulang, sehingga menghemat banyak waktu dan uang.

Analogi antara sistem dan produk ini sangat kredibel dan benar-benar luar biasa. Di sini kita dapat mengambil konsep yang sudah terbukti dari rekayasa dan manufaktur dan menerapkannya pada desain dan pengembangan sesuatu yang kurang nyata, yaitu sistem informasi.

KESIMPULAN

Nah, itu saja, empat konsep utama teori Sistem Informasi. Saya dengan sengaja berusaha menjaga disertasi ini singkat dan langsung pada intinya. Saya juga menghindari pengenalan kosakata samar, dengan demikian menunjukkan bahwa teori sistem dapat dengan mudah dijelaskan dan diajarkan sehingga setiap orang dapat memahami dan mengimplementasikannya.

Teori sistem tidak perlu lebih rumit dari yang sebenarnya.

Leave a Reply

Required fields are marked*